Die meisten haben denselben Ordner auf dem iPhone: Dutzende Sprachmemos namens „Neue Aufnahme 47“. In jedem steckt ein guter Gedanke und mindestens eine Sache, die du erledigen wolltest. Fast keines wird je abgespielt, denn sich selbst vier Minuten beim Reden zuzuhören, um eine Aufgabe zu finden, macht niemandem Spaß.
Warum aus Sprachmemos nie Aufgaben werden
Ein Sprachmemo ist eine Aufnahme, keine Entscheidung. Es hat keinen Titel, keinen nächsten Schritt und keinen Ort, an den es gehört. Um etwas damit zu tun, musst du zuhören, aufschreiben, was zählt, und das dann in eine To-do-App übertragen. Das sind drei Schritte im Nachhinein, und der Moment dafür kommt nie.
- Audio lässt sich nicht überfliegen. Du musst es in dem Tempo absitzen, in dem du gesprochen hast.
- In einem Memo stecken oft mehrere Dinge: eine Idee, eine Erinnerung und eine Frage an jemanden.
- Die Memo-App und die To-do-App wissen nichts voneinander.
Ein einfaches System von Hand
Wenn du bei normalen Sprachmemos bleiben willst, gib ihnen einen festen Moment am Tag. Fünf Minuten am späten Nachmittag funktionieren gut.
- Schalte Transkripte ein, damit du ein Memo lesen kannst, statt es anzuhören.
- Schreib dir zu jedem Memo nur die Verben auf: anrufen, kaufen, schicken, buchen, entwerfen.
- Trag jedes Verb mit einem Tag in deine To-do-Liste ein und lösche dann das Memo.
- Alles, was eine Idee und keine Aufgabe ist, kommt auf eine Notizseite, nicht zurück auf den Memo-Stapel.
Es funktioniert, hängt aber davon ab, dass du es jeden Tag machst. Lass drei Tage aus, und du bist zurück auf dem Friedhof.
Der Trick ist nicht, weniger festzuhalten. Der Trick ist, dass eine Aufnahme nie der letzte Schritt sein darf.
Lass das Festhalten das Sortieren übernehmen
Drift wurde genau für diese Lücke gebaut. Du tippst einmal und sprichst, oder du sagst „Hey Siri, Drift, notier das“, wenn du die Hände voll hast. Drift schreibt auf deinem Gerät auf, was du gesagt hast, räumt das Durcheinander auf und gibt dem Ganzen einen Titel. Hast du Dinge erwähnt, die zu tun sind, zieht Drift sie als einzelne Aufgaben heraus, die du abhaken kannst.
Danach gehst du eine Aufnahme nach der anderen durch: Behalte den vorgeschlagenen Ort, verschiebe sie woandershin oder lass sie für später liegen. Aufgaben können ein Datum bekommen, im Kalender erscheinen und sich wiederholen, wenn sie jede Woche wiederkommen. Wenn du schon in Apple Erinnerungen lebst, synchronisiert sich Drift damit, sodass die Aufgaben dort auftauchen, wo du gewohnt bist nachzusehen.
Probier es an deinem eigenen Stapel
Wenn das nächste Mal an einem Gedanken ein „sollte ich noch machen“ hängt, sprich ihn in Drift statt in die Memo-App. Rede ganz normal, erwähne die Aufgaben nebenbei und schau, was in deiner Liste landet. Noch einmal anhören musst du nichts.