De meeste mensen hebben dezelfde map op hun telefoon: tientallen spraakmemo's die "Nieuwe opname 47" heten. In elke memo zit een goede gedachte en minstens één ding dat je van plan was te doen. Bijna geen enkele wordt teruggeluisterd, want vier minuten naar je eigen gepraat luisteren om één taak te vinden vindt niemand leuk.
Waarom spraakmemo's nooit taken worden
Een spraakmemo is een opname, geen beslissing. Hij heeft geen titel, geen volgende stap en geen plek waar hij hoort. Om er iets mee te doen moet je luisteren, opschrijven wat ertoe doet en dat dan overnemen in een taken-app. Dat zijn drie stappen achteraf, en het moment om ze te zetten komt nooit.
- Audio kun je niet scannen. Je moet het uitzitten op het tempo waarin je praatte.
- In één memo zitten vaak meerdere dingen: een idee, een herinnering en een vraag aan iemand.
- De memo-app en de taken-app weten niets van elkaar.
Een eenvoudig systeem met de hand
Als je gewone spraakmemo's wilt blijven gebruiken, geef ze dan één vast moment per dag. Vijf minuten aan het eind van de middag werkt goed.
- Zet transcripties aan, zodat je een memo kunt lezen in plaats van beluisteren.
- Schrijf bij elke memo alleen de werkwoorden op: bellen, kopen, sturen, boeken, uitwerken.
- Zet elk werkwoord in je takenlijst met een dag erbij en verwijder dan de memo.
- Alles wat een idee is en geen taak, gaat naar één notitiepagina, niet terug op de stapel memo's.
Het werkt, maar het hangt ervan af of je het elke dag doet. Sla drie dagen over en je bent terug bij het kerkhof.
De truc is niet om minder vast te leggen. De truc is dat een opname nooit de laatste stap mag zijn.
Laat het vastleggen het sorteren doen
Drift is precies voor dit gat gemaakt. Je tikt één keer en praat, of je zegt "Hé Siri, Drift, noteer dit" als je je handen vol hebt. Drift schrijft op je apparaat op wat je zei, haalt het gestamel eruit en geeft het een titel. Noemde je dingen die je moet doen, dan haalt Drift die eruit als losse taken die je kunt afvinken.
Daarna bekijk je de opnames één voor één: houd de voorgestelde plek aan, zet het ergens anders neer of laat het liggen voor later. Taken kunnen een datum krijgen, in de kalender verschijnen en zich herhalen als ze elke week terugkomen. Leef je al in Apple Herinneringen, dan synchroniseert Drift daarmee, zodat de taken verschijnen waar je gewend bent te kijken.
Probeer het op je eigen stapel
De volgende keer dat er aan een gedachte een "moet ik nog doen" hangt, spreek je hem in bij Drift in plaats van in de memo-app. Praat gewoon, noem de taken terloops en kijk wat er in je lijst terechtkomt. Terugluisteren is niet nodig.