Quase toda a gente tem a mesma pasta no telemóvel: dezenas de notas de voz chamadas "Nova gravação 47". Cada uma guarda um bom pensamento e pelo menos uma coisa que tencionavas fazer. Quase nenhuma volta a ser ouvida, porque ouvires-te a divagar durante quatro minutos para encontrar uma tarefa não é a ideia de diversão de ninguém.
Porque é que as notas de voz nunca se tornam tarefas
Uma nota de voz é uma gravação, não uma decisão. Não tem título, nem passo seguinte, nem sítio a que pertença. Para fazeres alguma coisa com ela tens de ouvir, apontar o que interessa e depois copiar isso para uma app de tarefas. São três passos depois do facto, e o momento para os dar nunca chega.
- O áudio não se lê na diagonal. Tens de o aguentar à velocidade a que falaste.
- Uma nota tem muitas vezes várias coisas: uma ideia, um lembrete e uma pergunta para alguém.
- A app de notas de voz e a app de tarefas não sabem uma da outra.
Um sistema manual simples
Se quiseres continuar com notas de voz simples, dá-lhes um momento fixo por dia. Cinco minutos ao fim da tarde funcionam bem.
- Liga as transcrições para poderes ler uma nota em vez de a ouvir.
- Para cada nota, aponta só os verbos: ligar, comprar, enviar, marcar, rascunhar.
- Põe cada verbo na tua lista de tarefas com um dia associado e depois apaga a nota.
- Tudo o que for uma ideia e não uma tarefa vai para uma só página de notas, não de volta para o monte.
Funciona, mas depende de o fazeres todos os dias. Falha três dias e estás de volta ao cemitério.
O truque não é capturar menos. É nunca deixar que uma gravação seja o último passo.
Deixa a captura fazer a organização
O Drift foi feito exatamente para esta falha. Tocas uma vez e falas, ou dizes "E aí, Siri, Drift, anota isto" com as mãos ocupadas. O Drift escreve no teu dispositivo o que disseste, limpa os rodeios e dá-lhe um título. Se mencionaste coisas para fazer, tira-as como tarefas separadas que podes riscar.
Depois revês uma captura de cada vez: manténs o sítio sugerido, mudas para outro ou deixas para depois. As tarefas podem ter uma data, aparecer no calendário e repetir-se se voltarem todas as semanas. Se já vives nos Lembretes da Apple, o Drift sincroniza com eles, por isso as tarefas aparecem onde estás habituado a olhar.
Experimenta no teu próprio monte
Da próxima vez que um pensamento vier com um "devia fazer" agarrado, diz-o ao Drift em vez da app de notas de voz. Fala com naturalidade, menciona as tarefas de passagem e vê o que vai parar à tua lista. Não é preciso voltar a ouvir nada.